vraag & antwoord

Hoe kom ik tot de juiste KPI's?

Welke manager herkent dit niet? Je weet dat je organisatie moet sturen op prestaties, maar welke KPI's moet je nu eigenlijk kiezen? Te veel indicatoren maken je blind voor het essentiële. Te weinig geven geen grip op de werkelijkheid. En dan zijn er nog die KPI's die niemand begrijpt, of erger: die het verkeerde gedrag stimuleren.

De waarheid is dat veel organisaties sturen op te veel KPI's, terwijl ze er maar drie nodig hebben om te beoordelen of hun bedrijf financieel gezond is. Het gaat niet om meer metrieken, maar om de juiste metrieken die je organisatie vooruit helpen. In dit artikel ontdek je hoe je van strategische ambities tot werkbare KPI's komt die daadwerkelijk impact maken.

Coen de Bruijn
Key Performance Illusies
Dit boek onthult de donkere kant van KPI's: hoe ze organisaties kunnen misleiden en verkeerd gedrag stimuleren. Essentieel voor iedereen die écht effectieve prestatie-indicatoren wil ontwikkelen.
Boek bekijken
32,99
Gratis verzonden | Op voorraad | Vandaag voor 21:00 besteld, morgen in huis

SPOTLIGHT: Coen de Bruijn

Met meer dan 20 jaar ervaring in datamanagement toont De Bruijn de valkuilen van KPI's en hoe organisaties deze kunnen vermijden. Meer over Coen de Bruijn

Waarom de meeste KPI's falen (en hoe jij dit voorkomt)

Voordat we beginnen met het selecteren van KPI's, moeten we eerst begrijpen waarom zoveel organisaties vastlopen in hun prestatiemeting. Key Performance Illusies toont ons dat KPI's vaak irrelevant zijn, verkeerd worden ingezet of zelfs verkeerd gedrag stimuleren. Soms wordt er zelfs gelogen met KPI's om prestaties er beter uit te laten zien.

Denk eens aan deze herkenbare situatie: je verkoopteam wordt afgerekend op het aantal afgesloten deals, maar niet op klanttevredenheid. Het gevolg? Verkeerde klanten, hoge druk en uiteindelijk ontevreden klanten die weer weglopen. Een KPI moet geen doel op zich zijn, maar slechts een hulpmiddel om een doel te realiseren.

De grootste fout die organisaties maken is dat ze KPI's selecteren zonder na te denken over de consequenties van die meting. Want wat je meet, bepaalt hoe mensen zich gedragen.

De fundamenten: van strategie naar stuurbaarheid

Goede KPI's beginnen niet bij cijfers, maar bij heldere strategische doelstellingen. Het is zeer belangrijk dat de kritieke succesfactoren in lijn liggen met de bedrijfsstrategie, en dat de kritieke succesfactoren op onderliggende bedrijfsniveaus volledig in lijn liggen met de overkoepelende bedrijfsstrategieën.

Maar let op: veel organisaties maken de fout van het vertalen van KPI's via het organogram. Dit leidt tot eilanddenken waarbij afdelingen hun eigen doelstellingen nastreven ten koste van het grotere geheel. De oplossing? Denk in klantketens in plaats van in afdelingen.

Stel jezelf deze drie kernvragen:
1. Wat is ons uiteindelijke doel als organisatie?
2. Welke processen zijn cruciaal voor dit doel?
3. Hoe kunnen we deze processen beïnvloeden?

Peter Geelen
KPI's die wél werken
Geelen introduceert het revolutionaire iPM-concept waarbij klantketens centraal staan. Een praktische gids om KPI's in te zetten die samenwerking stimuleren in plaats van eilanddenken.
e-book bekijken
27,95
Direct te downloaden

Stap 1: Definieer je 'waarom' voordat je meet

Voordat je ook maar één KPI selecteert, moet je kristalhelder hebben wat je organisatie wil bereiken. Begin met het waarom. Peter Geelen benadrukt in zijn werk dat je de reis van het KPI-programma moet starten met de achterliggende droom en de verandering die nodig is om deze droom te realiseren.

Dit betekent concreet:

  • Formuleer een inspirerende organisatievision waarin iedereen zich kan vinden
  • Vertaal deze visie naar 3-4 concrete strategische doelstellingen
  • Zorg dat deze doelstellingen emotioneel resoneren met je team

Een goede test: als je medewerkers niet spontaan enthousiast worden van je doelstellingen, dan zijn ze te abstract of te weinig inspirerend. KPI's zonder emotionele betrokkenheid zijn gedoemd om te falen.

Stap 2: Maak onderscheid tussen resultaat- en proces-KPI's

Hier ligt een cruciale fout van vele organisaties: ze focussen uitsluitend op resultaat-KPI's - cijfers die achteraf laten zien hoe je presteerde. Denk aan omzet, winst, klanttevredenheid. Deze zijn belangrijk, maar vertellen je niet wat je moet doen om te verbeteren.

De echte kracht ligt in proces-KPI's: indicatoren die je proactief kunt beïnvloeden. KPI's geven inzicht in waar continu verbeteren mogelijk en/of noodzakelijk is en zijn een essentieel onderdeel van procesmanagement en processturing.

Praktisch voorbeeld:
Resultaat-KPI: Klanttevredenheid (8.5/10)
Proces-KPI: Gemiddelde reactietijd op klachten (2 uur)
Proces-KPI: Percentage eerste keer goed opgelost (85%)

Door beide types te combineren, krijg je niet alleen inzicht in je prestaties, maar ook in de hendels waarmee je deze kunt beïnvloeden.

Jako van Slooten Eldert de Jager
Navigeren op essentie met KPI-Dashboards
Een praktische gids voor het opzetten van KPI-dashboards die echt werken. De auteurs laten zien hoe je focus aanbrengt in turbulente tijden en beleid koppelt aan uitvoering.
Boek bekijken
31,95
Gratis verzonden | Op voorraad | Vandaag voor 21:00 besteld, morgen in huis

Stap 3: Selecteer KPI's die beïnvloedbaar zijn

Een van de meest frustrerende ervaringen in organisaties is sturen op KPI's die je niet kunt beïnvloeden. KPI's selecteren waarop je geen invloed hebt, is zinloos. Als een indicator in het rood komt, moet je deze kunnen verbeteren door gericht in te grijpen. Aan iedere KPI moet dus een actie gekoppeld kunnen worden.

Test je KPI's met deze vragen:

  • Controle: Kunnen wij deze KPI direct beïnvloeden?
  • Actie: Weten we precies wat we moeten doen als de KPI afwijkt?
  • Timing: Krijgen we tijdig signalen om bij te kunnen sturen?

Een beurskoers bijvoorbeeld is een slechte KPI voor een operationeel team - ze hebben er geen directe invloed op. Maar de gemiddelde doorlooptijd van een order wél, daar kunnen ze concreet aan werken.

Stap 4: Hanteer de 'Less is More' filosofie

Hier valt het doek voor veel organisaties: ze denken dat meer KPI's betere sturing betekent. Het tegendeel is waar. Meer is minder: 3 tot 6 goed gedefinieerde KPI's zullen meer 'top of mind' zijn en blijven dan een hele waslijst.

Waarom werken te veel KPI's niet?

  • Verwarring: Teams weten niet meer wat prioriteit heeft
  • Verwatering: Aandacht wordt verdeeld over te veel zaken
  • Vermoeidheid: Mensen raken gedemotiveerd door de complexiteit

Het geheim is focus. Kies voor elke strategische doelstelling maximaal 2-3 KPI's die er echt toe doen. Maak een bewuste keuze wat je niet meet, dat is net zo belangrijk als wat je wel meet.

Eldert de Jager
Het kompas - In 10 stappen echt grip op het bedrijfsresultaat
Een 10-stappen aanpak om een overzichtelijk dashboard op te stellen met de juiste KPI's. De Jager toont hoe je van strategie naar concrete stuurinformatie komt.
Boek bekijken
24,99
Gratis verzonden | Op voorraad | Vandaag voor 23:00 besteld, morgen in huis

Stap 5: Maak KPI's SMART en betekenisvol

Iedereen kent het SMART-principe, maar weinigen passen het consequent toe op KPI's. Formuleer elk verkozen KPI SMART; Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdsgebonden. Het is cruciaal om deze stappen zorgvuldig te doorlopen om ervoor te zorgen dat de KPI's effectief zijn.

Maar er is meer. KPI's moeten ook betekenisvol zijn voor degenen die ermee werken. Prestatie-indicatoren dienen transparant, begrijpelijk en ondubbelzinnig te zijn. De indicatoren moeten gevoelig genoeg zijn om veranderingen tijdig te kunnen vaststellen. De KPI's moeten beïnvloedbaar zijn door de organisatie.

Praktisch betekent dit:

  • Eenvoud: Iedereen moet de KPI kunnen uitleggen
  • Relevantie: De KPI moet direct gerelateerd zijn aan het dagelijks werk
  • Sensitiviteit: De KPI moet snel reageren op veranderingen

Stap 6: Zorg voor de juiste visualisatie en communicatie

De beste KPI's zijn waardeloos als ze niet goed gecommuniceerd worden. Wanneer de dashboardrapportage goed is gestructureerd en georganiseerd, kunnen we met een blik de bedrijfsprestaties duidelijk begrijpen.

Effectieve KPI-communicatie vereist:

  • Visuele kracht: Gebruik grafieken die in één oogopslag duidelijk maken of het goed of slecht gaat
  • Context: Zorg altijd voor benchmarks en trends
  • Actiegerichtheid: Maak duidelijk wat de vervolgstappen zijn

Denk daarbij aan het publiek. Een CFO wil andere KPI's zien dan een teamleider op de werkvloer. Maak dashboards die aansluiten bij de rol en verantwoordelijkheden van de gebruiker.

Merlijn Gillissen Charles van der Ploeg
Cruise. Control?
Ontdek waarom managementrapportages vaak slecht gebruikt worden en hoe je effectieve rapportages maakt die mensen daadwerkelijk gebruiken. Vol praktische tips voor betere visualisatie.
Boek bekijken
23,15
15,95
Laatste exemplaar! Voor 21:00 uur besteld, vrijdag in huis

Stap 7: Implementeer een leer- en verbetercyclus

KPI's zijn geen statische instrumenten. Ze moeten evolueren met je organisatie. Heb je KPI's geselecteerd, evalueer deze dan na enkele maanden en stel ze waar nodig bij. Loop ook hierna het lijstje nog regelmatig langs. Als de marktomstandigheden of de focus van het bedrijf veranderen, is het logisch dat ook het lijstje KPI's wordt opgeschoond.

Praktische aanpak:

  • Maandelijkse check: Zijn de KPI's nog relevant?
  • Kwartaalse evaluatie: Leiden de KPI's tot de juiste acties?
  • Jaarlijkse herziening: Moeten we KPI's bijstellen aan nieuwe strategische doelen?

Vergeet niet: KPI's moeten gedrag veranderen. Als je KPI's niet leiden tot betere prestaties of andere beslissingen, dan zijn het de verkeerde KPI's.

Valkuilen die je absoluut moet vermijden

Leer van de fouten van anderen. Deze valkuilen zien we keer op keer in organisaties:

  • De KPI-kerstboom: Teveel indicatoren zonder focus
  • Het organogram-denken: KPI's die afdelingen tegen elkaar opzetten
  • De achteruitkijkspiegel: Alleen resultaat-KPI's zonder proces-indicatoren
  • De onbeïnvloedbare meting: KPI's waar je geen invloed op hebt
  • De betekenisloze cijfers: Metrieken die niemand begrijpt of gebruikt

Herken je deze patronen? Dan is het tijd om je KPI-strategie te herzien. Want goede KPI's energeren je team en slechte KPI's frustreren hen.

Fenna Piersma Alicia Streppel
HR Analytics
Ontdek hoe je HR-processen meetbaar maakt en de juiste KPI's bepaalt voor effectieve HR-sturing. Een praktische gids voor data-driven HR-beleid.
Boek bekijken
49,95
Gratis verzonden | Op voorraad | Vandaag voor 21:00 besteld, morgen in huis

Praktische tools en templates

Nu je weet hoe je KPI's selecteert, heb je nog praktische hulpmiddelen nodig om aan de slag te gaan. Verschillende auteurs bieden concrete frameworks:

  • Het iPM-model van Peter Geelen voor integrale prestatiemeting
  • De Balanced Scorecard voor strategische KPI's
  • De 7-stappen aanpak voor dashboard-ontwikkeling

Belangrijk is ook om gebruik te maken van moderne technologie. Open iedere dag je dashboard en zie in één oogopslag wat de status is van je KPI's. Krijg hiermee betere inzicht in de voortgang van de prestaties en stuur tijdig bij als het tegenvalt.

Danny Oosterveer
Basisboek data-driven marketing
Leer hoe je van strategie naar KPI's komt en de juiste metrics bepaalt voor data-driven marketing. Een wetenschappelijk onderbouwde aanpak voor effectieve prestatiemeting.
Boek bekijken
51,95
Verwachte levertijd ongeveer 2 werkdagen

Conclusie: Van meten naar sturen

De juiste KPI's selecteren is geen technische exercitie, maar een strategische keuze die bepalend is voor je succes. Het gaat niet om perfect meten, maar om zinvol sturen.

Onthoud deze kernprincipes:

  • Minder is meer: Focus op 3-6 KPI's die er echt toe doen
  • Beïnvloedbaarheid: Kies alleen KPI's waarop je kunt acteren
  • Klantgerichtheid: Denk in klantketens, niet in afdelingen
  • Balans: Combineer resultaat- en proces-KPI's
  • Evolutie: Pas KPI's aan als je strategie verandert

De echte kunst ligt in het vinden van die gouden KPI's die je organisatie naar een hoger prestatieniveau tillen. KPI's die niet alleen meten wat er gebeurt, maar die mensen inspireren om elke dag beter te presteren.

Jouw volgende stap? Begin vandaag nog met het evalueren van je huidige KPI's. Vraag jezelf af: leiden deze metrieken tot betere prestaties? Zo niet, dan weet je wat je te doen staat.

Deel dit artikel

Wat vond u van dit artikel?

0
0

Populaire producten

    Personen

      Trefwoorden